Základní moduly systému

Dnes
Dnes je uvítací stránkou systému, která zobrazuje nejdůležitější aktuální informace. Zobrazuje se přehled nových odkazů, nová pošta, seznam bouducích událostí a nedokončených úkolů. Dále se zde objeví seznam kontaktů, které mají narozeniny nebo svátek.

Skupinový time-organizer
Celý kalendář se ovládá myší, takže lze přesouvat záznamy v kalendáři, měnit délku jejich trvání, dvojklikem se zobrazí prodrobné informace a podobně. V kalendáři je možné přepínat mezi denním, týdením a měsíčním zobrazením. Každý záznam může mít přiřazenu poznámku nebo soubor. V kalendáři se zaznamenává také příchod a odchod zaměstnanců z práce a je možné vytisknout měsíční docházku. V případě potřeby je možné nastavit upozornění na událost (boď v novém okně, pokud je uživatel přihlášen, nebo formou SMS). Je možné vytvářet události pro více uživatelů (např. schůze, jednání apod.), ale také je možné zadat úkol či schůzku pro jiného uživatele (např. asistentka přidá záznam do kalendáře nadřízeného manažera). Záznam je také možné pravidelně opakovat.

E-mail
Systém umožňuje každému uživateli přístup k poštovnímu serveru přes standardní protokol IMAP pomocí webového prohlížeče. Takto se mohou dostat ke své firemní poště i mobilní uživatelé odkudkoli. Funkčnost modulu je podobná jako u všech běžných poštovních klientů. Ke zprávám je možné připojovat nejen externí soubory, ale i dokumenty z modulu "Dokument management". Uživatel si může definovat standardní patičku zprávy (podpis) a také automatickou odpověď v případě nepřítomnosti.

Úkoly
Modul úkolů umožňuje sledovat a organizovat jednouché ale i složitější úkoly ve firmě. Každý úkol se může skládat z více podúkolů. Úkol může být přiřazen více uživatelům nebo celému oddělení. Pokud je přiřazena oddělení tak jeden z pracovníků přebírá za tento úkol zodpovědnost a tím se úkol ostatním pracovníkům smaže. To je výhodné, pokud dopředu nevíme, kdo bude úkol řešit. V detailu úkolu se zobrazuje také seznam souvisejících dokumentů a procentuální podíl pracovníků na úkolu. Pro každého pracovníka je možné vytisknout podrobný přehled toho, co na úkolu udělal.

Schůzky
V tomto modulu je možné přehledně plánovat schůzky ve firmě, ale i schůzky se zákazníky a klienty. V seznamu schůzek je v přehledné formě zobrazen aktuální stav potvrzení termínů od ostatních uživatelů. Termín schůzky se automaticky vloží do kalendáře. Po zadání schůzky se automaticky zúčastněným odešle e-mail, kterým mohou pouhým kliknutím na odkaz potvrdit nebo odmítnout tuto schůzku.

Organizační struktura
Protože je MagmaWeb sytém určený pro celofiremní nasazení, obsahuje i modul práce s organizační strukturo firmy. Jednotlivé organizační jednotky jsou zobrazeny v přehledné stromové struktuře s hierarchickým uspořádáním. Každá organizační jednotka obsahuje detailní informace (kód, popis, adresa, seznam pracovníků, seznam dostupných dokumentů a aktuální úkoly). V kartě pracovníka jsou zobrazeny jeho kontaktní údaje včetně fotografie, seznam nadřízených a podřízených, dokumenty a úkoly. Pro celkový přehled o přítomnosti osob ve firmě se používá stručný výpis s označením přihlášených uživatelů.

Kontakty
Poskytuje přehled o všech kontaktních osobách a údajích potřebných ke komunikaci. Všechna data jsou na jednom místě v přehledné a organizované formě. Kontakty je možné hromadně importovat nejen z adresáře Microsoft (MS Address Book) ale i z jiných systémů. Kontakty mohou být zařazeny "globálně", tzn. s přístupem pro všechny zaměstnance, nebo "indioviduálně" s přístupem pouze pro vybrané uživatele. Každý kontakt je možné propojit s ostatními moduly systému, např. s dokumnet managementem.